Workflow-Steuerung

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Das Modul »Workflow-Steuerung« des trend-ERP-Systems

Abstract

Das Modul »Workflow-Steuerung« verschickt Benachrichtigungen und stößt Folgeprozesse an.
Auslöser für diese Aktionen sind Ereignisse in der Datenbank oder die Überwachung von Feldinhalten in Dateien.
Für beides können Bedingungen definiert werden, unter denen Benachrichtigungen erfolgen oder weitere Prozesse angestoßen werden sollen.
Die Benachrichtigung erfolgt wahlweise per E-Mail oder über das trend Messaging-System.

Folgende Auslöser können überwacht werden:

Datensätze

  • Neuanlage
  • Änderung
  • Löschung

Programme

  • Programmstart
  • Programmende

Live-Daten

  • die Überwachung von Feldinhalten in Dateien des ERP-Systems

Funktionsweise

Alle Ereignisse von definierten Objekten erzeugen Daten. Diese bilden die Basis für die Prüfung, ob die Bedingungen erfüllt sind, die für eine Benachrichtigung oder Folgeprozess definiert wurden.
Bei der Überwachung von Feldinhalten erfolgt die Prüfung am ursprünglichen Dateiobjekt.

Die Überwachung der Ereignisse, die Definition der Bedingungen, unter denen eine Benachrichtigung erfolgen soll, die Festlegung von Absender- und Empfängerinformationen sowie die Einbindung von Zusatzprogrammen erfolgt über folgende Programme:

  • Workflow-Trigger
    Festlegung des zu überwachenden Objekts (Datei | Programm) und des Ereignisses (insert | update | delete).
  • Workflow-Definition
    Festlegung zusätzlicher Optionen wie beispielsweise eine Firmentrennung sowie der Zeitpunkt bzw. das Zeitintervall der Prüfung und Nachrichtengenerierung.

    Weiterhin kann festgelegt werden, ob bei mehrfachem Auftreten eines Ereignisses und Übereinstimmung mit den Bedingungen eine Zusammenfassung der Informationen in einer einzigen Benachrichtigung erfolgen soll oder ob für jedes Einzelereignis eine separate Benachrichtigung ausgegeben werden soll.

    In der Workflow-Definition kann ein Programm angegeben werden, das noch vor der Versendung der Benachrichtigung ausgeführt werden soll. So könnte z.B. eine Datei erzeugt werden, die als Anhang zur Benachrichtigung dient.

    Auf Basis der Workflow-Definition können über die untergeordneten Prozessschritte Bedingungen für die Nachrichtengenerierung festgelegt werden

  • Prozessschritt
    Die Bedingungen für Nachrichtengenerierung oder Folgeprogramm werden in den Prozessschritten definiert.
    Das Verwaltungsprogramm unterstützt die Definition durch Assistenzfunktionen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, SQL-Statements direkt einzugeben.
    Das Programm führt eine Syntaxprüfung durch.
  • Workflow-Kopf
    Absender, Betreff-Zeile und Nachrichtentext sind im Workflow-Kopf definiert.
    Für jede Ausgabeart (E-Mail bzw. Client-Messaging) muss ein separater Kopfsatz angelegt werden.
    Bei Client-Messaging kann hier definiert werden, welches Programm beim Empfänger aus der Nachricht heraus aufgerufen werden kann und in welchem Modus dies geschehen soll.
  • Workflow-Position
    Die zugehörigen Empfänger, alternative Nachrichtentexte sowie Anhangsdateien werden in den Workflow-Positionen festgelegt.
    Im Betreff und Nachrichtentext können Platzhalter verwendet werden, die bei der Ausgabe mit Werten der Arbeitsdateien gefüllt werden.

Ein Beispiel für die Benachrichtigungssteuerung durch ein Ereignis:
Ein Anwender möchte immer dann benachrichtigt werden, wenn ein Wareneingang eines bestimmten Lieferanten gebucht wurde und dabei die Liefermenge die Bestellmenge um mehr als 5% übersteigt.
Die Nachricht soll immer zu Beginn des neuen Arbeitstags vorliegen.
Es ist ein Workflow-Trigger anzulegen – auslösendes Ereignis ist in diesem Fall die Neuanlage eines Datensatzes in der Bestell-Wareneingangsdatei.
Dazu wird eine Workflow-Definition angelegt, die das Objekt »Bestell-Wareneingang« und das zu überwachende Ereignis (Neuanlage / insert) beschreibt.
Der Zeitpunkt der Überprüfung kann auf 20 Uhr gesetzt werden. Zu diesem Zeitpunkt dürften alle Wareneingänge des Tages gebucht sein.
Weitere Bedingungen sind in den Prozessschritten definiert:
Lieferanten-Nr. = 4711 und Wareneingangsmenge >= Bestellmenge * 1,05
Sind bei der Buchung eine Wareneingangs (Neuanlage) diese Bedingungen erfüllt, so erfolgt die Benachrichtigung des Benutzers gemäß den Festlegungen in den Workflow-Positionen.

Ein Beispiel für die Benachrichtigungssteuerung durch Werteüberwachung:
Bei der Verarbeitung von Daten über eine Schnittstelle erhalten einzelne Datensätze einen Fehlerstatus.
Diese Datensätze stehen zur manuellen Bearbeitung in einem Briefkasten. Durch die Überwachung des Statusfeldes – ggf. verbunden mit anderen Merkmalen wie Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummer – wird ein Anwender so lange benachrichtigt wie sich der Inhalt dieses Feldes nicht ändert, der Datensatz also nicht bearbeitet wurde.