Europäischer Marktführer vertraut auf das trend-ERP System, und dem trend-ASP-Konzept

19.07.2022       Dennis Ruf, Karl Koob       Neukunde, trend-ASP

v.l.n.r.: Guido SCHÜR geschäftsführender Gesellschafter trend SWM, Ines KLEIN Projektleiterin trend SWM, Karl KOOB Geschäftsführer DIY Element System

Als neuen trend-Anwender dürfen wir die DIY Element System GmbH begrüßen – Herzlich willkommen in der trend-Familie.

Die Firma mit Sitz im baden-württembergischen Rottenacker ist europäischer Marktführer im Bereich Regal- und Aufbewahrungssysteme für den Endverbraucher.

Das Unternehmen und die Marke ELEMENT SYSTEM stehen seit 1954 für flexibel einsetzbare Regalsysteme in privaten Lebensräumen – vom Keller bis zum Dach-boden, von der Garage bis ins Wohnzimmer. Das Unternehmen ist in Europa und USA der einzige nennenswerte Hersteller von Regalsystemen für den privaten Wohnbereich.

Als expansives und international ausgerichtetes Unternehmen der Do-it-yourself-Branche setzt DIY ihr Knowhow in über 40 Ländern ein und vertreibt die Produkte über Baumärkte, Fachhändler sowie diverse Onlineshops. Die Produkte werden in Deutschland entwickelt und direkt in Rottenacker hergestellt. Eine hervorragende Qualität sowie ein hohes Maß an Funktionalität und Stabilität sind hier garantiert. Das gesamte Sortiment ist clever durchdacht und ohne große handwerkliche Kenntnisse schnell und einfach für jeden aufzubauen.

Anfrage für Systemwechsel

Ende 2020 erhielten wir vom Geschäftsführer von DIY, Herr Karl Koob, die Anfrage, ob wir das bestehende ERP-System SAP R3 ablösen können. Herr Koob, kannte uns und das trend-ERP System bereits aus einem früheren Projekt, bei welchem er als Geschäftsführer eines anderen Unternehmens den Systemwechsel zum trend-ERP System begleitet hat. Seine Erfahrung mit unserer Lösung in Verbindung mit dem trend SWM Team aus diesem Projekt, haben ihn auch dieses Mal überzeugt den Weg eines Systemwechsels gemeinsam mit uns zu gehen.

Hauptgründe für den Systemwechsel waren die komplexe Struktur von SAP R3 mit verschiedenen Insellösungen, die dadurch bedingte intensive externe Betreuung und natürlich die damit verbundenen hohen Wartungs- und Beratungskosten.

»Die Entscheidung ist für trend gefallen, weil ich die Projektleiterin Frau Klein gut kenne und ich dem Geschäftsführer Herrn Schür vertraue. Es war bereits vor Projektstart klar, dass die Ablösung kompliziert wird und das geht nur in einem firmenübergreifenden Team.«
Karl Koob, Geschäftsführer DIY

Unser trend-Projektteam, bestehend aus der Projektleiterin Ines Klein und dem technischen Geschäftsführer Guido Schür, analysierte vorab bei einem 3-tägigen Prototyping in Rottenacker die kompletten Abläufe des Unternehmens in enger Zusammenarbeit mit Herrn Koob.

Auf Basis der Ist-Analyse und den darin enthaltenen Prozessabläufen in Verbindung mit den bestehenden Funktionen des trend-ERP Systems, erfolgte ein verbindliches Projekt-Angebot unsererseits.

Anfang März 2021 wurden schließlich die Verträge in Rottenacker unterzeichnet und somit der Startschuss für das Projekt gegeben.

Herausforderung

Die Ablösung der Prozesse einer vollumfänglich integrierten SAP R3 – Lösung inklusive der EDI-Anbindung an viele Baumarkt-Kunden, sowie einigen gewachsenen Insellösungen im Bereich der Kommissionierung und des Versands mit mobiler Datenerfassung, stellten uns, vor allem durch die zeitliche Vorgabe dies in nur 6 Monaten zu realisieren, vor eine große Herausforderung.

Täglich 8000 MDE-gestützte Kommissionierpositionen und 900 EDI-Bewegungen von ORDERS über DESADV bis INVOICE ließen keine Unklarheiten oder lückenhafte Lösungen zu.

»Die Prozesse in SAP sind über Jahre gewachsen und schlecht bis gar nicht dokumentiert. Es wurde sehr viel »angepasst« und versucht, mangelnde Prozesse in einem ERP-System abzubilden. Zudem haben wir einen Partner gesucht, bei dem wir nicht abhängig von einer einzelnen Person sind. Des Weiteren war die Abhängigkeit von EDI gestützter Auftragsannahme derart hoch, dass nur ein Partner in Frage kam, der diese Schnittstelle versteht und zusammen mit dem Dienstleister Lösungen findet.«
Karl Koob, Geschäftsführer DIY

Projektstart mit Unterstützung der nächsten trend-Generation

Der Start der Projektarbeit erfolgte unmittelbar nach Vertrags-Abschluss im April 2021 mit dem Ziel im Oktober 2021 bereits Go-Live zu gehen und das System produktiv zu nutzen. Durch den straffen Zeitplan war vorab eine intensive Projektplanung unabdingbar. Dem Projektteam standen hierfür erstmalig auch Rebecca Guth und Nico Wickersheim aus unserem jungen Entwicklerteam zur Seite, die tatkräftig von Projekt-Beginn an den technischen Bereichen mit unterstützt haben.

EDI ist keine Unbekannte

Die elektronische Automatisierung durch EDI und die hiermit verbundenen Vorteile wie eine Verringerung von Verarbeitungs- und Antwortzeiten sowie der Senkung von Fehlerraten ist bei DIY seit langem im Einsatz und im Altsystem entsprechend komplex genutzt worden. Die benötigten Daten werden nunmehr vollumfänglich von unserem trend-ERP System bereitgestellt. Für den Datenaustausch zum Kunden oder Lieferanten kommt die Software der Firma INTELLINICE GmbH zum Einsatz, welche die Kunden-Mappings innerhalb kürzester Zeit aus den gewachsenen SAP-Strukturen ablösen konnte.

Umstellung des Rechnungswesens

Die integrierte Rechnungswesen-Software EVM unseres Partners Portolan aus Heilbronn konnte ebenfalls überzeugen. Auch hier erfolgte die Umstellung durch das professionelle Arbeiten und die langjährige Erfahrung innerhalb des zeitlichen Rahmens.

Mit der mobilen Datenerfassung sämtliche Bereiche voll im Griff

Gerade in der Kommissionierung und dem Versand waren wir gefordert, da diese Bereiche vorher über Insellösungen integriert waren, jedoch nicht auf Echtzeitdaten zugegriffen werden konnte. Hier musste ein zeitlicher Versatz bei den einzelnen Buchungen in Kauf genommen werden.

Durch den Einsatz des trend-ERP Systems war nun eine stetige Verfügbarkeit der Daten gegeben. DIY kann nun direkt auf die aktiven Datenbestände aus dem trend-ERP System zugreifen und diese ad-hoc genau dort verarbeiten, wo sie »prozessmäßig« anfallen. Der gesamte Lagerbereich, die Kommissionierung, der Versand sowie die Produktion wurden hier mit modernsten mobilen Geräten ausgestattet. Über unseren Web-Client erfolgen schließlich die Rückmeldungen »online«. Die Installation und Konfiguration der einzelnen Geräte

erfolgten hier vollautomatisiert.

Teamwork, Expertise und die richtige Planung sind die halbe Miete

Ein Systemwechsel bringt auch immer eine gewisse Überzeugungsarbeit und einen Schulungsaufwand mit sich. Hier arbeiteten die DIY Key-User vom ersten Tag an begeistert mit und gaben das Gelernte direkt an die Kollegen weiter.

Die enge Zusammenarbeit und intensive Planung der Projektverantwortlichen waren neben den kurzen Kommunikationswegen zu den einzelnen Fachbereichen einer der Erfolgsgaranten des Systemwechsels. Jeder hat sich auf den anderen verlassen können und das Projekt zielgerichtet vorangetrieben. Alle neu umzusetzenden Projekte wurden an unserem Firmensitz technisch realisiert und ausgiebig getestet, sodass wir mit den fertigen Lösungen und den anberaumten Schulungen im definierten Zeitrahmen lagen.

Hierfür ein Dank für den Einsatz der Mitarbeiter bei DIY, der zielorientierten und konsequenten Führung von Herrn Koob, den zuverlässigen Partnern INTELLINICE und Portolan und dem sehr hohen Engagement des gesamten trend SWM Teams.

Planmäßig setzt DIY nun seit dem 04.10.2021 unser trend-ERP System und die Partnerprodukte vollumfänglich im trend-eigenen Rechenzentrum als ASP Betrieb produktiv ein.

»Während des Projektes haben wir so manche Überraschung bei den Prozessen erlebt, die wir so nicht erwartet, oder in den Interviews mitgeteilt bekommen haben. Man muss besonders hervorheben, dass das Projekt unter denkbar ungünstigsten Verhältnissen gelaufen ist:
Corona Pandemie mit Krankenständen in unserem Unternehmen von teilweise mehr als 18%. Neu hinzugekommen war das ganze Thema EDI mit keinem eigenen Knowhow im Unternehmen und neuem Partner. Keine Erfahrung in den operativen Ebenen zu einer ERP Einführung.
Es war eine sehr anstrengende Zeit. aber es hat mich sehr gefreut, dass wir in dem Team überhaupt nicht gespürt haben, dass verschiedene Firmen trend SWM, INTELLINICE und wir, am Werk waren. Es war eine gegenseitige Hilfe und eine sehr gute Zusammenarbeit auf kurzen Wegen.«
Karl Koob, Geschäftsführer DIY

Durch die DIY Element System GmbH haben wir einen anspruchsvollen und ehrgeizigen Kunden hinzu gewonnen, welcher den Standardumfang unseres trend-ERP Systems um viele neue Funktionen bereichert hat.

Wir freuen uns auf eine langjährige, partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit und wünschen DIY weiterhin viel Erfolg.

Unter https://element-system.com erfahren Sie mehr über unseren neuen trend-Anwender.

Der Projektbericht zum downloaden