Workflow-Steuerung

Bei der Workflow-Steuerung handelt es sich um ein Benachrichtigungssystem, das einerseits durch Ereignisse gesteuert wird, anderseits durch die Überwachung bestimmter Feldinhalte von Dateien.
Folgende Ereignisse können eine Benachrichtigung auslösen:

  • Neuanlage eines Datensatzes
  • Änderung eines Datensatzes
  • Löschung eines Datensatzes
  • Programmstart
  • Programmende
  • Live-Daten
    dies bezeichnet jedoch kein Ereignis sondern die Überwachung von Feldinhalten in Dateien des ERP-Systems
  • Konfiguration für zyklische Ausführung von Programmen ohne (eindeutigem) Auslöser z.B. für die Aktualisierung von Datenpools, die aus mehreren Quellen gespeist werden.

Die Überwachung der Ereignisse, die Definition der Bedingungen, unter denen eine Benachrichtigung erfolgen soll sowie die Festlegung von Absender- und Empfängerinformationen erfolgt über folgende Programme:

Schritt 1 – Workflow-Trigger

Festlegung des zu überwachenden Objekts (Datei | Programm) und des Ereignisses.

Workflow Trigger

Schritt 2 – Workflow-Definition

Eine Workflow-Definition übernimmt die Objekt-Merkmale eines Workflow-Triggers und erweitert diese um zusätzliche Optionen wie beispielsweise eine Firmentrennung sowie den Zeitpunkt/das Zeitintervall der Prüfung und Nachrichtengenerierung.
Weiterhin kann festgelegt werden, ob bei mehrfachem Auftreten eines Ereignisses und Übereinstimmung mit den Bedingungen eine Zusammenfassung der Informationen in einer einzigen Benachrichtigung erfolgen soll oder ob für jedes Einzelereignis eine separate Benachrichtigung ausgegeben werden soll.

Die Überwachung von Programmstart/-ende erfolgt ohne Zeitsteuerung. Die Protokollierung wird über eine separate Zeiteinheit »direkt« gesteuert.
Auf Basis der Workflow-Definition können die untergeordneten Workflow-Bedingungen für die Nachrichtengenerierung festgelegt werden (siehe Schritt 3).

Workflow Definition

Schritt 3 – Workflow-Bedingungen

Die Bedingungen für Nachrichtengenerierung werden hier definiert.
Ergibt die Prüfung ein positives Ergebnis (wahr) – dies ist der Fall, wenn alle Bedingungen erfüllt sind -, so werden Benachrichtigungen erzeugt.
Anhand der im Workflow-Trigger gesetzten Werte werden durch Abschluss der Workflow-Definition folgende Vorgänge gestartet:

  • Prüfen der SQL-Anweisung, die sich aus allen Bedingungen zusammensetzt, auf syntaktische Korrektheit
  • Setzen des Status der Workflow-Definition auf »geprüft«
  • Eintragen eines Jobs im Subsystem, der einen Trigger am Datei-Objekt setzt, sofern noch kein Trigger für dasselbe Ereignis existiert.
    Der Trigger übergibt beim Eintreten des Ereignisses (insert | update | delete) am angegebenen Datei-Objekt eine Kopie des betroffenen Datensatzes bzw. der betroffenen Datensätze (bei update) in eine zentrale Protokolldatei.
  • Eintragen von zeitgesteuerten Jobs im Sub-System, die die protokollierten Ereignisse überprüfen und ggf. Benachrichtigungen generieren.

Workflow Bedingungen

Schritt 4 – Workflow-Nachrichtendefinitionen

Absender, Betreff-Zeile und Nachrichtentext sind in den Workflow-Nachrichtendefinitionen festgelegt. Für jede Ausgabeart (E-Mail bzw. Client-Messaging) muss ein separater Kopfsatz angelegt werden.
Im Nachrichtentext der E-Mail können die auszugebenden Datensätze formatiert und in Tabellenform dargestellt werden.

Workflow Nachrichtendefinition

Workflow pdf-Output

Schritt 5 – Workflow-Nachrichtenempfänger

Die zugehörigen Empfänger, alternative Nachrichtentexte sowie Anhangsdateien werden in diesen Formaten festgelegt.
Im Betreff und Nachrichtentext können Platzhalter verwendet werden, die bei der Ausgabe mit Werten der Arbeitsdateien gefüllt werden.

Workflow Nachrichtenempfänger

Schritt 6 – Workflow-Jobuser

Unter Umständen muss ein Folgeprogramm mit einem bestimmten Benutzer gestartet werden, der vom Standard-Workflow-Benutzer TRWRFP abweicht.
Beispiel:
Die automatische Lagerumbuchung nach einem Wareneingang benötigt einen Benutzer, der auch die erforderlichen Rechte für das Ziellager besitzt. Ein berechtigter User wird über die SQL-Anweisung im Format [TRWRJU] ermittelt und an das Folgeprogramm übergeben.

Beispiele

Ein Beispiel für die Benachrichtigungssteuerung durch ein Ereignis:

Ein Anwender möchte immer dann benachrichtigt werden, wenn ein Wareneingang eines bestimmten Lieferanten gebucht wurde und dabei die Liefermenge die Bestellmenge um mehr
als 5% übersteigt. Die Nachricht soll immer zu Beginn des neuen Arbeitstags vorliegen.
Es ist ein Workflow-Trigger anzulegen – auslösendes Ereignis ist in diesem Fall die Neuanlage eines Datensatzes in der Bestell-Wareneingangsdatei [BWAE].
Dazu wird eine Workflow-Definition angelegt, die das Objekt [BWAE] und das zu überwachende Ereignis (insert) beschreibt.
Der Zeitpunkt der Überprüfung kann auf 20 Uhr gesetzt werden. Zu diesem Zeitpunkt dürften alle Wareneingänge des Tages gebucht sein.
Weitere Bedingungen sind in den Workflow-Bedingungen definiert:
Lieferanten-Nr. = 4711
(Wareneingangsmenge / Bestellmenge * 100)-100 >= 5
oder
Wareneingangsmenge >= Bestellmenge * 1,05

Ein Beispiel für die Benachrichtigungssteuerung durch Werteüberwachung:

Bei der Verarbeitung von Daten über eine Schnittstelle erhalten einzelne Datensätze einen Fehlerstatus. Diese Datensätze stehen zur manuellen Bearbeitung in einem Briefkasten.
Durch die Überwachung des Statusfeldes – ggf. verbunden mit anderen Merkmalen wie Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummer – wird ein Anwender so lange benachrichtigt wie sich der Inhalt dieses Feldes nicht ändert, der Datensatz also nicht bearbeitet wurde.

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